Automatiseer processen met RPA

Het kan lastig zijn om een digitale transformatie door te voeren. Dat begint al bij de inventarisatie van welke processen er zijn en hoe deze momenteel werken. Zonder deze kennis zijn er alleen doelstellingen, maar is er geen duidelijke route om daadwerkelijk te automatiseren. Om automatisering met behulp van RPA succesvol in te kunnen voeren, is het belangrijk een aantal zaken op orde te brengen.

Wat is RPA?

RPA staat voor Robotic Proces Automation, dit is het automatiseren van manuele taken die door een mens worden gedaan. Vaak wordt het automatiseren van processen door middel van RPA gerealiseerd bij specifieke processen. Denk hierbij aan foutgevoelige of repetitieve processen, bij hoge volumes, voor compliance-doeleinden of bij stabiele processen.

“Een software robot kan alles doen wat een mens ook kan zolang het maar regels kan volgen.”

Het identificeren van automatiseringsmogelijkheden

Process mining is aanvullende software die helpt bij het identificeren van automatiseringsmogelijkheden en het vastleggen van huidige processen. Het volgt een op data gebaseerde aanpak. De software kan sneller en accurater inzichtelijk krijgen hoe de processen lopen.

Het bemachtigt alle informatie van bijvoorbeeld het gebruikte ERP-systeem en visualiseert deze data in een procesflow. Hierin komen vervolgens de verbetermogelijkheden tevoorschijn. Deze data is gebaseerd op historische gegevens en laat in realiteit zien hoe de processen lopen.

Synergie tussen standaardisatie en RPA

Nadat de processen met de hoogste potentiële besparing of kwaliteitsverbetering zijn uitgekozen, is het tijd voor de volgende stap: standaardisatie. Dit is noodzakelijk om de processen beter geschikt te maken voor automatisering. Dit gebeurt vaak middels de Lean-methodologie. Tijdens dit proces worden inconsistenties en overbodige zaken uit het proces gehaald. Soms is dit al voldoende voor het gewenste resultaat en is automatisering niet meer noodzakelijk.

Automatiseren en de voordelen ervan

Indien de processen geschikt zijn (gemaakt) voor automatisering kunnen de processen worden geautomatiseerd. Hierbij zal de robot vaak in fases live gezet worden zodat de transitie geheel naar wens kan verlopen. Na afronding zullen alle voordelen vaak snel merkbaar zijn. Denk hierbij aan kostenbesparing, meer tijd voor waarde toevoegende activiteiten, reductie in fouten, verbeterde schaalbaarheid en een hogere efficiency.

Praktische voorbeelden

Hoe automatisering uitkomst kan bieden:

• Het is mogelijk om bijvoorbeeld alle rechtspersonen van een BV geautomatiseerd te checken op Google of ze gelinkt worden aan fraude.
• Binnen SAP is het mogelijk om alle personen die schulden niet meer kunnen betalen automatisch uit te schrijven en het openstaande bedrag af te boeken.
• Bij de verzending van postpakketten is het mogelijk de pakketten te controleren op juiste documenten en afmetingen. Dit gebeurt door middel van een vergelijkingstechniek. Interessant voor pakketten die bijvoorbeeld naar de douane gaan wegens Brexit.
• Automatisch antwoord geven op klantvragen zoals afmetingen en levertijden van producten.
• Vervanging van geprint papier en automatische doorzending van gegevens via e-mail.

“Iets verbeteren op basis van data is altijd slimmer dan iets verbeteren op basis van gevoel.”

Meer weten over automatisering?

Bekijk hier een Voorbeeld van RPA en een voorbeeld van Process Mining via Youtube. Mocht u benieuwd zijn of uw processen in aanmerking komen voor automatisering, neem dan contact op met Omar Nagati van de Business Line IT Advies & Assurance. Wij helpen u graag verder!