Bedrijfsreglement, een nuttig instrument!

Een bedrijfsreglement, is dat overbodige rompslop of bittere noodzaak? Voor iedere werkgever die de zaken graag goed regelt, heeft het hebben van een goed bedrijfsreglement een toegevoegde waarde. Na het lezen van dit artikel begrijpt u waarom!

Wat staat zoal in een bedrijfsreglement?

In de arbeidsovereenkomst worden vaak de primaire afspraken vastgelegd die tussen u en de werknemer gelden. En soms liggen diverse arbeidsvoorwaarden ook nog vast in een CAO. Maar daar kan echter niet alles tot in detail worden opgenomen en aangepast naar uw bedrijf. Een bedrijfsreglement is daarom een geschikt document om alles in vast te leggen wat u voor uw werknemers en bedrijf van belang vindt voor een goede samenwerking en bedrijfsvoering. Het gaat hier om zaken die te maken hebben met bijvoorbeeld:

• Arbeidsvoorwaarden
  In een bedrijfsreglement kunnen nadere afspraken worden vastgelegd over reiskosten, de mogelijkheid tot lease, het ter beschikking stellen van een telefoon en/of laptop maar ook het uitruilen van verlof of het uitbetalen van een dertiende maand.
• Arbeidstijden
  Denk bijvoorbeeld aan duidelijke afspraken over thuiswerken, zodat duidelijk is op welke tijden een werknemer in elk geval bereikbaar moet zijn voor zijn werk. Als een werknemer zich dan niet aan de afspraken houdt, kunt u de werknemer daar in elk geval op aanspreken.
• Verlof
  Het kan hierbij gaan om regels die gelden voor het aanvragen van regulier en/of bijzonder verlof, maar ook het vastleggen van de afspraken die gelden in geval van calamiteiten.
• Huisregels
  Denk hier bijvoorbeeld aan afspraken over representativiteit en bedrijfskleding. Maar ook gedragsregels maken deel uit van een bedrijfsreglement.
• Privacy
  Zeker als u werknemers een telefoon of laptop van het werk beschikbaar stelt, is het goed om afspraken te maken met betrekking tot privacy. Ook dient afgesproken te worden dat deze apparatuur weer ingeleverd moeten worden bij het einde van het dienstverband. En de werknemer u ook de toegang moet geven tot deze apparaten, bijvoorbeeld door de inlogcode te overhandigen.
• Ziekte- en verzuimbeleid
  Hierin worden alle belangrijke zaken opgenomen die bij een ziekmelding van belang zijn. Zowel over de wijze waarop iemand zich ziek moet melden als welke verplichtingen op de werknemer rusten in geval van ziekte. Maar ook afspraken hoe om te gaan met ziek worden op vakantie horen in een bedrijfsreglement thuis.

Dit is slechts een korte opsomming van de mogelijkheden. Indien u meer specifiek beleid zou willen opnemen in een bedrijfsreglement, neem dan contact op met een van onze juristen om te bespreken welke mogelijkheden er zijn voor uw specifieke wensen.

Relevantie voor uw bedrijf

Ongeacht de grootte van uw personeelsbestand is het verstandig dat afspraken op één plek, voor al uw huidig en toekomstig personeel, vast liggen. Het komt namelijk met regelmaat voor dat ad-hoc beslissingen worden genomen zonder dat duidelijk vastligt is wat het bedrijfsbeleid is. Juist om die reden is het waardevol om een bedrijfsreglement te hebben waarin dergelijke afspraken vastliggen.

Zerotolerancebeleid

Het bedrijfsreglement biedt houvast als er misstanden zijn op de werkvloer, bijvoorbeeld bij diefstal of grensoverschrijdend gedrag. #Metoo is tegenwoordig niet meer weg te denken en van u als werkgever wordt in toenemende mate verlangd dat u uw werknemers hiertegen beschermd. In het bedrijfsreglement kunt u vastleggen welke sancties er mogelijk kunnen gelden bij misstanden op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan een officiële waarschuwing, een schorsing of zelfs ontslag op staande voet. Onlangs is een werknemer op staande voet ontslagen, omdat hij een collega op de mond heeft gezoend. Terecht vond de kantonrechter, want de werkgever voerde een strikt zerotolerancebeleid en droeg dit ook uit in het bedrijfsreglement. Dit werd van doorslaggevend belang geacht.

In een andere zaak nam een werknemer een product mee naar huis dat geen economische waarde meer had. Ook toen oordeelde de kantonrechter onder verwijzing naar het bedrijfsreglement, dat de werkgever een duidelijk beleid voerde en daarom de werknemer op staande voet mocht ontslaan. Dit laat dan ook zien dat ook door rechters steeds meer waarde wordt gehecht aan duidelijke afspraken, vastgelegd in een bedrijfsreglement.

Anticiperen op de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

Zoals we in een vorige blog al hebben aangestipt, treedt per 1 augustus 2022 de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking. Deze wet brengt tal van veranderingen met zich mee voor wat betreft de informatie die u een werknemer dient te geven bij de indiensttreding van nieuw personeel. Maar ook voor bestaand personeel brengt de wetswijziging veranderingen met zich mee, waar u op moet anticiperen. Zo moeten werknemers duidelijk worden geïnformeerd over salariscomponenten, de gebruikelijke werkplek, de duur en de vormen van betaald verlof. Ook dient de werknemer te worden geïnformeerd over de toepasselijke procedures en termijnen bij een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit is allemaal informatie die bij uitstek in een personeelsreglement kan worden opgenomen. Als u al een bedrijfsreglement heeft, kan het goed zijn om het reglement te laten nakijken of er, gelet op de wetswijziging, nog aanpassing nodig is.

Conclusie

Een bedrijfsreglement kan als aanvulling op de arbeidsovereenkomst en een eventuele cao van groot belang zijn voor u, uw werknemers en uw bedrijf. Bespreek uw specifieke situatie met een van onze juristen en laat u informeren over de mogelijkheden.

Over de Koenen en Co Werkgeversdesk

Uw medewerkers zijn uw belangrijkste kapitaal. Daarom zijn wij vanuit de Koenen en Co Werkgeversdesk dagelijks bezig met ieder vraagstuk op het gebied van in- en door- en uitstroom van personeel. Daarvoor hebben wij specialisten op het gebied van werving & selectie, HR-advies, arbeidsrecht, loonheffingen, salaris- en personeelsadministratie en collectief pensioen.