Hybride werken

Standaard vijf dagen op kantoor werken is sinds Corona definitief passé. De afgelopen twee jaar is duidelijk geworden dat een combinatie van op kantoor, thuis of elders werken de norm wordt. Deze vorm van hybride werken maakt dat het goed is om te kijken naar welke rechten en verplichtingen dit voor u als werkgever met zich mee brengt.

Thuiswerken: moet dat?!

Iedere werknemer is anders. Dat geldt ook voor de voorkeur of iemand op kantoor wilt werken, of juist thuis. Het meest voor de hand liggende is dat werkgever en werknemer met elkaar in overleg treden en zo tot afspraken komen over de plek waar de werkzaamheden doorgaans zullen worden verricht.

Stel dat u het als werkgever van belang vindt dat een werknemer structureel thuis werkt, omdat u dan minder kantoorruimte hoeft te huren. En uw werknemer weigert dit. Kunt u daar dan iets aan doen? Dat is mogelijk wel mogelijk, bijvoorbeeld door de werknemer de instructie te geven om één of meerdere dagen per week thuis te werken. Weigert de werknemer dat, omdat in de arbeidsovereenkomst is opgenomen dat de werkzaamheden op kantoor worden verricht, dan kan onderzocht worden of deze arbeidsvoorwaarde kan worden gewijzigd.

De situatie kan ook andersom zijn. De werknemer verzoekt om één of meerdere dagen thuis te mogen werken, maar als werkgever voelt u hier niet zo veel voor. Ook daarvoor bestaan regels waarop een dergelijk verzoek moet worden beoordeeld.

Wij kunnen bij Newtone met u meekijken wat er in uw specifieke situatie nodig is. Wij adviseren u dan over een mogelijke aanpak.

Arbeidsomstandigheden

Als dan eenmaal de kogel door de kerk is en de werknemer op structurele basis vanuit thuis – of elders – werkt, is het van belang dat u zich goed realiseert dat u als werkgever verantwoordelijk bent om te zorgen voor een veilige arbeidsplaats. Dit houdt voor thuiswerken onder andere in dat u dus verantwoordelijk bent voor een goede inrichting van de thuiswerkplek van de werknemer. De kosten die hiermee gemoeid zijn mogen in beginsel niet voor rekening van de werknemer komen. Dit betekent dat je als werkgever een kosteloze werkplek ter beschikking dient te stellen die aan de Arbo-verplichtingen voldoet.

Om te voorkomen dat een werknemer de ter beschikking gestelde spullen kosteloos mag behouden na ontslagname, is bruikleen een optie óf een aanbod tot het overkopen van de spullen tegen de restwaarde. Onder omstandigheden kan ook een terugbetalingsregeling worden overeengekomen, bijvoorbeeld als de werknemer kiest voor een luxere werkplek. Het is bovendien raadzaam om dergelijke afspraken vast te leggen in een thuiswerkbeleid.

Andere aspecten die onder arbeidsomstandigheden thuishoren zijn het houden van een RI&E. Maar denk ook aan het maken van afspraken over regelmatig pauzeren bij beeldschermwerk.

Wij kunnen u helpen met uw vragen, bijvoorbeeld aan welke arbeidsomstandigheden u moet voldoen of op welke wijze dit kan worden gedaan.

Thuiswerkvergoeding en overige fiscale aspecten

De afspraak dat een werknemer één of meerdere dagen thuis werkt, heeft gevolgen voor een eventuele reiskostenvergoeding. De werknemer kan op de dag dat hij thuis werkt geen aanspraak maken op een reiskostenvergoeding. Wel op een thuiswerkvergoeding. Sinds 1 januari 2022 is het mogelijk om een thuiswerkvergoeding van € 2,00 te verstrekken. Deze vergoeding kan vrij van loonheffing worden uitbetaald aan de werknemer. Voor de reiskosten geldt dat u opnieuw dient te bepalen hoeveel de maximaal gerichte vrijgestelde reiskostenvergoeding bedraagt. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen wij u graag naar dit artikel.

Privacy

Thuiswerken vraagt ook vertrouwen in de werknemer. Want, doet uw werknemer wel wat hij of zij zou moeten doen en hoe komt u daarachter? Het is zonder meer niet toegestaan om werknemers structureel te monitoren zonder een gerechtvaardigd belang. Dit belang moet bovendien zwaarder wegen dan het belang van de werknemers die het recht op privacy dient te waarborgen. Bovendien moet ook gekeken worden of er mogelijk een andere wijze is waarop hetzelfde doel kan worden bereikt.

Als u werknemers wilt controleren, dan moet vooraf bekend zijn gemaakt dát er gecontroleerd kan worden. Ook moet u kenbaar maken op welke wijze dit gebeurt. U doet er dan ook goed aan om een controlebeleid te hebben. Wij kunnen u hierin adviseren.

Afspraken omtrent hybride werken

Ook in CAO’s wordt in toenemende mate aandacht besteed aan thuiswerken. Het is dan ook goed om te onderzoeken of er een CAO van toepassing is en of daarin regels zijn opgenomen omtrent hybride werken. Gelet op de veelheid aan rechten en verplichtingen die er voor zowel werkgever als werknemer gelden, is het raadzaam om een goed thuiswerkbeleid vast te stellen. Hierbij kan bijvoorbeeld ook gedacht worden aan afspraken over hoeveel dagen er thuis zal worden gewerkt en hoe de bereikbaarheid alsmede de werktijden van de werknemer kunnen worden ingevuld.

Wij helpen u graag!

Indien u overweegt om hybride werken in uw organisatie de nieuwe norm te maken, neem dan gerust vrijblijvend contact met Sandra Monnens op. Samen kunnen we kijken aan welke rechten en verplichtingen u moet voldoen en onderzoeken of een thuiswerkbeleid raadzaam is.

Juridisch adviseur Sandra Monnens