Werkt uw personeel (structureel) thuis?

Met de in het wetsvoorstel Belastingplan 2022 opgenomen introductie van een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling voor de vergoeding van bepaalde thuiswerkkosten, is het vanaf 1 januari 2022 mogelijk dat de werkgever deze vergoeding vrij van loonheffingen kan toekennen.

Hoe zit dat en wat zijn de voorwaarden?

De gerichte vrijstelling thuiswerkkosten maakt het mogelijk om maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan onbelast te vergoeden zonder dat dit gevolgen heeft voor de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

Toepassing van de gerichte vrijstelling thuiswerkkosten op een dag waarop een werknemer deels thuiswerkt en voor het andere deel op de vaste werkplek (lees: de ‘gemengde’ werkdag) is niet mogelijk in combinatie met andere vrijstellingen voor vervoer naar de vaste werkplek. U bent die ‘gemengde’ werkdag hierdoor vrij in uw keuze: toepassing van de gerichte vrijstelling voor thuiswerken of toepassing van de gerichte vrijstelling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.

Let wel op, reist de werknemer op de ‘gemengde’ werkdag met vervoer vanwege de werkgever (denk aan de auto van de zaak) dan heeft u geen keuze. De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding is die dag niet van toepassing. U kunt dus aan de werknemer per thuis gewerkte dag een onbelaste vergoeding geven. Dit kan op declaratiebasis, maar ook in de vorm van een vaste vergoeding.

Declaratiecircus voorkomen?

Het is mogelijk om een vaste vergoeding te geven voor thuiswerken. Wilt u hiervan gebruik maken, dan dient u met de werknemer (vormvrij) schriftelijk afspraken te maken op welke dag(en), dan wel voor hoeveel dagen op kalenderjaarbasis, structureel wordt thuisgewerkt.

De vaste vergoeding kan worden vastgesteld op basis van de 128-dagenregeling. Dit houdt in dat als een (fulltime) werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar structureel thuiswerkt, u een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar structureel thuiswerkt (deeltijders naar rato). In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat de werknemer in beginsel op 5 dagen per week thuiswerkt. Spreekt u af dat de werknemer op minder dagen per week thuiswerkt, dan mag u de 128 dagenregeling naar rato toepassen.

De 128 dagenregeling zorgt er voor dat u bij een incidentele afwijking in het aantal thuiswerkdagen de vergoeding niet hoeft aan te passen. Is echter de afwijking niet incidenteel dan dienen de afspraken en de vaste vergoeding te worden aangepast.

(Huidige) vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Geef u op dit moment een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en werkt een werknemer 1 of meerdere dagen structureel thuis? Dan dient u vanaf 2022 opnieuw te bepalen hoeveel de maximaal gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding bedraagt.

Ook als u geen gebruik maakt van de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerken dient u de maximale gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding te verlagen indien u afgesproken heeft dat werknemers structureel thuiswerken.

Ook voor toepassing van vaste reiskostenvergoeding geldt dat u met een werknemer (vormvrije) schriftelijke afspraken kunt maken over de dag(en) waarop structureel wordt gereisd naar de vaste werkplek. Aanvullend bewijs (denk aan urenregistratie of periodiek declaratieformulier) om aannemelijk te maken dat wordt voldaan het vereiste ‘ten minste 128 dagen per kalenderjaar’ is dan niet nodig.

Wij kunnen u behulpzaam zijn bij:

• Het beoordelen van uw arbeidsvoorwaardelijk gemaakte afspraken over de reiskostenvergoeding
• Het opstellen van de (vormvrije) schriftelijke afspraken omtrent structureel thuiswerken.
• Het opstellen van de (vormvrije) schriftelijke afspraken omtrent structureel reizen naar de vaste werkplek.
• De berekening van de gericht vrijgestelde vaste thuiswerkvergoeding.
• De (her)berekening van de gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding.

Vragen? Neem dan gerust contact op met Joyce van Hooff.

Over Koenen en Co Accountants en Adviseurs

Koenen en Co wil haar klanten altijd een stap voor zijn, om ze optimaal te kunnen ondersteunen met wat ze nodig hebben voor hun bedrijfsvoering. Dat houdt dus in dat wij er zijn, voordat u ons nodig heeft. Meer weten? Lees hier meer over ons.