AFAS release Profit 21

In de maanden juli en augustus gaat AFAS bij jullie Profit 21 uitleveren. Wij nemen u graag mee in deze overgang en de nieuwe functionaliteiten.

Wijzigingen in bestaande functionaliteiten

Hieronder geven wij u kort en overzichtelijk aan welke wijzigingen zijn doorgevoerd binnen de bestaande functionaliteiten.

Algemeen

Profit Communication Center
Er is geen nieuwe PCC versie uitgeleverd.

CRM

Kleurenbalk met workflowstatus in InSite en OutSite
Het is nu mogelijk om elke workflowstatus een eigen kleur te geven. In InSite en OutSite wordt de workflowstatus met een balk in de betreffende kleur getoond. Tijdens de conversie naar Profit 21 wordt de statusbalk toegevoegd aan de eigenschappenpagina van elk type dossieritem in InSite. Deze conversie wordt pas zichtbaar op het moment dat u per status een kleur koppelt. Vanaf dat moment zal bij alle relevante dossieritems de statusbalk verschijnen in InSite. Een statustabel kan gekoppeld zijn aan meerdere typen dossieritems. Als u na de overstap een kleur koppelt aan een status, kan dit dus gevolgen hebben voor alle dossieritems van de betreffende typen.

HRM/Payroll

Declaratieprofiel – wijziging datumveld
De naam van het bestaande veld Datum is gewijzigd in Boekingsdatum. Dit veld gebruikt u om aan te geven in welke periode de declaratie uitbetaald wordt via ‘einddatum urenregistratie’. Daarnaast is er een nieuw veld met de naam Datum. Dit veld kan gebruikt worden om de datum in te vullen waarop de reis of andere kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit veld moet u zelf zichtbaar maken in de context van het declaratieprofiel. Een veld Datum is vaak al aanwezig als vrij veld. Let er bij het omzetten naar het standaardveld op dat het ‘oude’ veld datum nog zichtbaar blijft op de pagina beoordelen. Dit geldt voor de eerder ingestuurde declaraties.

Financieel

Abonnementsanalyse is vervallen
Vanaf Profit 21 is de analyse Abonnementsanalyse (Profit) vervallen. Deze is niet meer te selecteren bij het beheren van de analyses. Als u hiermee wilt blijven werken moet u vóór de overstap naar Profit 21 een kopie maken.

Projecten

Import projecten
In de importdefinitie voor Projecten stond een overbodig veld met de omschrijving False. Deze is verwijderd. Maakt u gebruik van deze import? Controleer en wijzig de importdefinitie dan waar nodig na de update.

Op zoek naar een totaaloverzicht van de actuele wijzigingen? Klik dan hier en lees alle details.

Nieuw in Profit 21

Profit 21 staat vol met nieuwe functionaliteiten. Wij zoomen in op enkele van deze functionaliteiten.

Algemeen

Automatisch afhandelen taak
Bij het digitaal ondertekenen vult u de bevestigingscode in die u op uw telefoon ontvangt. In de eerdere versie moest u nog op Afhandelen klikken. Dit werd regelmatig vergeten, waardoor de workflow niet doorging naar de volgende stap. Om dit te verhelpen wordt de stap ‘Afhandelen’ voortaan automatisch uitgevoerd. Nadat de ingevulde code gecontroleerd is, ziet u de knop ‘Afhandelen’ kort in beeld verschijnen waarna deze automatisch wordt uitgevoerd. Ditzelfde is ook toegepast bij Beoordelen aflopend contract.

Toegangslog van bezochte InSite-pagina’s
Een AFAS Online beheerder kan een logfile opvragen van InSite-pagina’s die geopend zijn in een bepaald tijdsbestek. Dit is bedoeld voor beheerders die bijvoorbeeld willen controleren of zich een datalek heeft voorgedaan. Dit is een volledig ‘self service’ proces via de AFAS Online portal.

Laatste reactie in berichtsjabloon
Het is mogelijk om de laatste reactie (ook via een reactiesjabloon) op te nemen in een berichtsjabloon (inclusief opmaak).

CRM

Geen dubbele personen en organisaties meer in InSite
Er is nu een controle op dubbelingen in InSite bij het aanmaken van organisaties, (contact)personen, inkooprelaties en verkooprelaties. Wanneer er bij het aanmaken van een organisatie of persoon een match wordt gevonden, geeft InSite een melding. Helaas is deze controle er nog niet voor medewerkers en sollicitanten. Ook is het nog niet mogelijk om met terugwerkende kracht te controleren en te corrigeren.

Workflowconditie dagelijks checken
Een actie in een workflow kan automatisch worden uitgevoerd op basis van een conditie. Deze conditie kan nu elke dag opnieuw gecontroleerd worden. U bepaalt zelf bij welke acties u dit wilt gebruiken. Hierdoor zorgt u ervoor dat op basis van het bereiken van een bepaalde datum of het wijzigen van andere gegevens de workflow automatisch doorgezet wordt naar een volgende stap. Voorbeelden hiervan zijn:

• • Het afhandelen van openstaande workflows van medewerkers die uit dienst zijn.
  • Afgekeurde declaraties afhandelen die na een bepaald aantal dagen nog openstaan.
  • Taken doorzetten naar iemand anders wanneer deze een bepaald aantal dagen openstaan.

Let op: deze condities worden via een (nieuwe) geplande taak aangestuurd die (maar) 1 keer per dag draait!

Laatste reactie bij een dossieritem in de weergave zien
U kunt de laatste interne en externe reactie bij een dossieritem zien in de weergave. Hierdoor ziet u snel of u bij bepaalde dossieritems of workflows in actie moet komen.

HRM/Payroll

Declaratie – frequente reis
Met de optie ‘frequente reis’ heeft u de mogelijkheid om een reis als favoriet op te slaan. Zo kunt u bijvoorbeeld een frequente reis aanmaken voor woon-werk of bijvoorbeeld voor de andere kantoren waar u regelmatig verwacht wordt. Door ‘frequente reizen’ is het proces van het insturen van reisdeclaratie een stuk eenvoudiger gemaakt. Bij het aanmaken van een reiskostendeclaratie kunt u voor vertrek- of aankomstadres nu ook kiezen voor een locatie uit Profit. Medewerkers beschikken altijd over de locatie ’thuis’. Hier wordt altijd automatisch het woonadres ingevuld in de reiskostendeclaratie. Met het veld ‘werkgever als locatie beschikbaar stellen’ kunt u het adres van de werkgever direct aanmaken als locatie en koppelen aan de werkgever. De overige locaties maak je aan via menu ‘Algemeen -> locatie -> locatie’. Vervolgens koppelt u deze aan de werkgever.

Betaald ouderschapsverlof
In Profit 21 levert AFAS een standaard portaal mee voor ‘Mijn ouderschapsverlof’. Daarnaast worden er standaard profielen meegeleverd voor betaald- en onbetaald ouderschapsverlof. Deze functionaliteit is op basis van een tijdelijke roosterwijziging, danwel via een verlofaanvraag.

Financieel

Contractwaarden aanpassen
U wilt een prijs van een contract aanpassen? Bijvoorbeeld als u licentiekosten heeft verhoogd of een indexering wilt doorvoeren. Vanaf nu kunt u de waarde van een bestaande contractregel gemakkelijk aanpassen in de eigenschappen van het contract. Daarnaast is bij de eigenschappen van het contract op het tabblad ‘Algemeen’ het nieuwe veld ‘Categorie’ toegevoegd. Hier kunt u een extra groepering binnen het type contract aangeven. Op de contractregels is het te autoriseren veld Opmerking toegevoegd.

VAT Information Exchange System (VIES) Controle
In Profit Windows of InSite controleert Profit nu direct in VIES of het btw-nummer geldig is. Dit gebeurt tijdens de invoer van een btw-nummer bij een debiteur of crediteur. U kunt de controle ook achteraf doen. Hierdoor heeft u het juiste btw-nummer tijdig en snel ingevoerd voor de ICP-aangifte.

Dashboard Spend
Met het nieuwe dashboard Spend heeft u met betrekking tot uw inkoop nu nieuwe inzichten en tools voor optimalisatie tot uw beschikking. Deze inzichten zijn gebaseerd op uw inkoopfacturen en u ziet in één oogopslag wie uw grootste leverancier is en of er veel eenmalige inkopen zijn. Gebruik deze kennis bijvoorbeeld om korting te bedingen of het aantal leveranciers te beperken.

Nieuwsgierig naar het volledige overzicht? Klik dan hier.

Ontwikkelingen 

De volgende ontwikkelingen komen er binnenkort aan. Let op dat u tijdig actie onderneemt!

Algemeen

Het openen van een analyse via een weergave in Profit is niet meer mogelijk vanaf Profit 22 (31-12-2022). Internet Explorer wordt niet meer ondersteund.

Rapportage

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)
De CSRD-richtlijn vereist van grote bedrijven dat ze rapporteren over zaken als CO2-uitstoot en het sociaal kapitaal, maar ook over de impact die u als bedrijf hebt op biodiversiteit en mensenrechtenschendingen in de keten. De richtlijn is een uitbreiding van de bestaande Europese richtlijn rondom duurzaamheidsverslaglegging: de Non-Financial Reporting Directive (NFRD). Dat betekent dat de CSRD gaat gelden voor alle beursgenoteerde bedrijven en voor bedrijven die aan twee van de volgende drie criteria voldoen:

• • Meer dan 250 medewerkers
  • Meer dan € 40 miljoen omzet
  • Het balanstotaal is groter dan € 20 miljoen

Veel plezier met de nieuwe functionaliteiten van Profit 21!

Neem contact met ons op!

Zit u vol met plannen na het lezen van alle nieuwe mogelijkheden in AFAS! Maar waar begint u? En hoe neem u uw collega’s mee in uw organisatie? Wij helpen u graag op weg. Stuur dan een e-mail naar support@koenenenco.nl of neem contact met uw contactpersoon.

Over Koenen en Co IT advies & Assurance

De kern van IT is dat het uw werk makkelijker, sneller en inzichtelijker maakt. Dat is echter niet eenvoudig. Onze adviseurs hebben diepgaande financiële kennis, zijn gek op IT en zijn door de wol geverfde procesanalisten. bovendien zijn wij onafhankelijk in ons advies en staan úw wensen en behoeftes centraal. Omdat wij streven naar een lange termijn relatie staat kwaliteit bij ons op de eerste plaats.

Wilt u weten welke meerwaarde wij voor u kunnen leveren?
Neem dan contact op met Bram Ewalts of Mark van Soest.

Over Koenen en Co Accountants en Adviseurs

Koenen en Co wil haar klanten altijd een stap voor zijn. Om ze optimaal te kunnen ondersteunen met wat ze nodig hebben voor hun bedrijfsvoering. Dat houdt dus in dat wij er zijn, voordat u ons nodig heeft. Meer weten? Lees hier meer over ons.